Datenschutzrichtlinie

1. Einführung

Rui Codex („wir“, „uns“, „unser“) ist ein in Belgien, eingetragenes und tätiges Unternehmen für die Entwicklung von Unternehmenssoftware. Wir verpflichten uns, die Privatsphäre und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO – EU-Verordnung 2016/679), dem belgischen Datenschutzgesetz und allen geltenden Datenschutzgesetzen zu schützen.

In dieser Datenschutzrichtlinie wird erläutert, wie wir Ihre Daten erfassen, verwenden, offenlegen, speichern und schützen, wenn Sie unsere Website besuchen, unsere Dienste nutzen oder mit uns kommunizieren. Durch die Nutzung unserer Website oder Dienste bestätigen Sie, dass Sie diese Richtlinie gelesen und verstanden haben.

Datenverantwortlicher: Rui Codex, Belgium
Kontakt: info@ruicodex.com

2. Informationen, die wir sammeln

2.1 Informationen, die Sie direkt bereitstellen

• Einsendungen über das Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Telefonnummer, Projektbeschreibung, Budgetrahmen und alle zusätzlichen Informationen, die Sie freiwillig über unser Kontaktformular angeben.
• E-Mail-Kommunikation: Name, E-Mail-Adresse und Inhalt der E-Mails, die Sie an uns senden.
• Serviceanfragen: Geschäftsbezogene Informationen, die Sie bei Beratungen, Angeboten und Projektbesprechungen weitergeben.
• Kontoinformationen: Falls zutreffend, Anmeldeinformationen für unser Admin-Panel (gehasht und verschlüsselt).
• Die Nachrichten, die Sie an den KI-Assistenten der Website senden, dessen Antworten sowie Kontaktdaten, die Sie in diesem Gespräch freiwillig angeben. Gespräche werden gespeichert, damit wir Anfragen nachverfolgen und den Assistenten verbessern können.

2.2 Automatisch erfasste Informationen

• Protokolldaten: IP-Adresse (soweit möglich anonymisiert), Browsertyp und -version, Betriebssystem, verweisende URL, besuchte Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie auf jeder Seite verbrachte Zeit.
• Geräteinformationen: Bildschirmauflösung, Gerätetyp (Desktop, Mobilgerät, Tablet), Spracheinstellungen.
• Cookies und ähnliche Technologien: Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 8 (Cookie-Richtlinie).

2.3 Informationen, die wir nicht sammeln

Wir erheben oder verarbeiten nicht:

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (rassische/ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, genetische oder biometrische Daten, Gesundheitsdaten, sexuelle Orientierung), sofern diese nicht ausdrücklich von Ihnen für einen bestimmten Servicezweck bereitgestellt werden.
• Finanzinformationen wie Kreditkartennummern oder Bankkontodaten (ggf. wird die Zahlungsabwicklung vollständig von Drittverarbeitern abgewickelt).
• Daten von Minderjährigen unter 16 Jahren.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Im Rahmen der DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

4. Wie wir Ihre Daten verwenden

• Servicebereitstellung: Beantwortung Ihrer Anfragen, Bereitstellung von Projektvorschlägen, Erbringung vertraglich vereinbarter Softwareentwicklungsdienste und Pflege laufender Kundenbeziehungen.
• Kommunikation: Um Ihnen Projektaktualisierungen und technische Dokumentation zu senden und auf Supportanfragen zu antworten.
• Website-Verbesserung: Zur Analyse von Website-Nutzungsmustern, zur Optimierung der Benutzererfahrung, zur Behebung technischer Probleme und zur Verbesserung der Inhaltsrelevanz.
• Sicherheit: Um Sicherheitsvorfälle, Betrug oder technische Probleme zu erkennen, zu verhindern und darauf zu reagieren.
• Rechtskonformität: Einhaltung geltender Gesetze, Vorschriften und rechtlicher Verfahren.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten niemals zu Marketingzwecken an Dritte verkaufen, vermieten oder damit handeln.

5. Weitergabe und Offenlegung von Daten

Wir dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur unter den folgenden Umständen weitergeben:

• Dienstleister: Vertrauenswürdige Drittanbieter, die uns beim Betrieb unserer Website, bei der Führung unserer Geschäfte oder bei der Betreuung Ihrer Dienste unterstützen (z. B. Hosting-Anbieter, E-Mail-Dienste), unterliegen strengen Datenverarbeitungsvereinbarungen.
• Gesetzliche Anforderungen: Wenn dies durch Gesetze, Vorschriften, rechtliche Verfahren oder behördliche Anforderungen erforderlich ist.
• Unternehmensübertragungen: Im Falle einer Fusion, Übernahme oder eines Vermögensverkaufs können personenbezogene Daten übertragen werden. Sie werden benachrichtigt, bevor Ihre Daten einer anderen Datenschutzrichtlinie unterliegen.
• Schutz von Rechten: Wenn wir glauben, dass eine Offenlegung erforderlich ist, um unsere Rechte, Ihre Sicherheit oder die Sicherheit anderer zu schützen, Betrug zu untersuchen oder auf eine behördliche Anfrage zu reagieren.

Zu den aktuellen Drittanbietern gehören:

• Hosting-Infrastrukturanbieter (Rechenzentren mit Sitz in der EU)
• E-Mail-Zustelldienst (für Kontaktformular-Benachrichtigungen)
• Google Ireland Limited — Google Analytics und Google Tag Manager, die nur nach Ihrer Einwilligung in Analyse-Cookies geladen werden. Daten können auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln in die USA übermittelt werden.
• OpenAI, L.L.C. — betreibt den KI-Assistenten der Website. Ihre im Chat eingegebenen Nachrichten werden zur Verarbeitung an OpenAI übermittelt (USA, EU-Standardvertragsklauseln). Bitte geben Sie keine vertraulichen Informationen in den Chat ein.
• Cloudflare, Inc. — Turnstile-Spamschutz im Kontaktformular.
• Rui Codex Monitoring (monitoring.ruicodex.com) — unsere eigene First-Party-Website-Analyse, die erst geladen wird, nachdem Sie Analyse-Cookies akzeptiert haben. Sie erfasst Seitenaufrufe und Geräteeigenschaften (Bildschirmgröße, Sprache, Plattform, Zeitzone) und leitet daraus eine Gerätekennung ab.

Alle Auftragsverarbeiter sind an Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Artikel 28 DSGVO gebunden.

6. Internationale Datenübertragungen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt überwiegend innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Bei der Übermittlung von Daten außerhalb des EWR gewährleisten wir einen angemessenen Schutz durch:

• EU-Standardvertragsklauseln (SCCs)
• Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission
• Gegebenenfalls verbindliche Unternehmensregeln

7. Datenaufbewahrung

• Einsendungen über Kontaktformulare: Werden nach der letzten Interaktion zwei Jahre lang gespeichert und anschließend endgültig gelöscht.
• Kundenprojektdaten: Werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses plus 5 Jahre für Rechts- und Prüfungszwecke aufbewahrt.
• Serverprotokolle: Nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
• Analysedaten: Aggregiert und anonymisiert nach 26 Monaten.
• E-Mail-Korrespondenz: 3 Jahre nach der letzten Interaktion gespeichert.

Sie können jederzeit eine frühere Löschung beantragen (siehe Ziffer 9).

8. Cookie-Richtlinie

8.1 Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Website besuchen. Sie helfen uns, unsere Dienstleistungen bereitzustellen und zu verbessern.

8.2 Arten von Cookies, die wir verwenden

Wir verwenden keine Werbe- oder Marketing-Cookies und führen keine Verhaltensverfolgung oder Profilerstellung zu Werbezwecken durch.

8.3 Cookies verwalten

Bei Ihrem ersten Besuch können Sie über ein Cookie-Banner alle Cookies akzeptieren oder nur mit essenziellen Cookies fortfahren. Analyse- und Tag-Management-Skripte werden ausschließlich nach Ihrer Zustimmung geladen; bei „nur essenziell“ werden sie nie geladen. Sie können Ihre Wahl jederzeit ändern, indem Sie die für diese Website gespeicherten Daten im Browser löschen. Cookies lassen sich außerdem über Ihre Browsereinstellungen steuern — die meisten Browser erlauben Ihnen:

• Vorhandene Cookies anzeigen und löschen
• Blockieren Sie Cookies von Drittanbietern
• Blockieren Sie Cookies von bestimmten Websites
• Blockieren Sie alle Cookies

9. Ihre Rechte gemäß DSGVO

Als betroffene Person gemäß DSGVO haben Sie folgende Rechte:

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter info@ruicodex.com. Wir werden innerhalb von 30 Tagen gemäß den Anforderungen der DSGVO antworten. Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde (Autorité de Protection des Données / Gegevensbeschermingsautoriteit) einzureichen.

10. Datensicherheit

Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, darunter:

• Verschlüsselung: TLS 1.2+-Verschlüsselung für alle Daten während der Übertragung; AES-256-Verschlüsselung für vertrauliche Daten im Ruhezustand.
• Zugriffskontrollen: Rollenbasierte Zugriffskontrolle, Multi-Faktor-Authentifizierung für administrativen Zugriff, Prinzip der geringsten Rechte.
• Infrastruktur: Gehostet in sicheren, ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren mit regelmäßigen Sicherheitsüberprüfungen, Firewalls und Systemen zur Erkennung von Eindringlingen.
• Passwortsicherheit: Alle Passwörter werden mit branchenüblichen Algorithmen (bcrypt/PBKDF2) gehasht und niemals im Klartext gespeichert.
• Regelmäßige Audits: Regelmäßige Sicherheitsbewertungen und Schwachstellentests.
• Reaktion auf Vorfälle: Dokumentiertes Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen gemäß DSGVO Art. 33-34 (Benachrichtigung innerhalb von 72 Stunden).

11. Links Dritter

Unsere Website kann Links zu Websites Dritter enthalten (z. B. LinkedIn, everytranslate.com). Wir sind nicht verantwortlich für die Datenschutzpraktiken dieser externen Websites. Wir empfehlen Ihnen, deren Datenschutzrichtlinien zu lesen, bevor Sie personenbezogene Daten angeben.

12. Privatsphäre von Kindern

Unsere Website und Dienste richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erfassen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn uns bekannt wird, dass wir versehentlich personenbezogene Daten eines Kindes erfasst haben, werden wir unverzüglich Maßnahmen ergreifen, um diese Informationen zu löschen.

13. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen in unseren Praktiken, der Technologie, den gesetzlichen Anforderungen oder anderen Faktoren Rechnung zu tragen. Wir werden Sie über alle wesentlichen Änderungen informieren, indem wir die aktualisierte Richtlinie mit einem geänderten Datum „Letzte Aktualisierung“ auf dieser Seite veröffentlichen. Wir empfehlen Ihnen, diese Richtlinie regelmäßig zu überprüfen.

14. Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen, Bedenken oder Wünsche bezüglich dieser Datenschutzrichtlinie oder unserer Datenverarbeitungspraktiken haben, kontaktieren Sie uns bitte:

Aufsichtsbehörde: Belgische Datenschutzbehörde (APD/GBA) — www.dataprotectionauthority.be