Privacybeleid

1. Inleiding

Rui Codex ("wij", "ons", "onze") is een bedrijf voor bedrijfssoftware-engineering, geregistreerd en actief in België. We doen er alles aan om de privacy en veiligheid van uw persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG – EU-verordening 2016/679), de Belgische Wet op de Gegevensbescherming en alle toepasselijke wetten op gegevensbescherming.

In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken, bewaren en beveiligen wanneer u onze website bezoekt, onze diensten gebruikt of met ons communiceert. Door onze website of diensten te gebruiken, erkent u dat u dit beleid hebt gelezen en begrepen.

Gegevensbeheerder: Rui Codex, Belgium
Contact: info@ruicodex.com

2. Informatie die we verzamelen

2.1 Informatie die u rechtstreeks verstrekt

• Inzendingen van contactformulieren: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, telefoonnummer, projectbeschrijving, budgetbereik en eventuele aanvullende informatie die u vrijwillig verstrekt via ons contactformulier.
• E-mailcommunicatie: naam, e-mailadres en inhoud van e-mails die u naar ons verzendt.
• Servicevragen: bedrijfsgerelateerde informatie die u deelt tijdens consultaties, voorstellen en projectbesprekingen.
• Accountinformatie: Indien van toepassing, inloggegevens voor ons beheerderspaneel (gehasht en gecodeerd).
• De berichten die u naar de AI-assistent van de website stuurt, de antwoorden van de assistent en contactgegevens die u in dat gesprek deelt. Gesprekken worden bewaard zodat we vragen kunnen opvolgen en de assistent kunnen verbeteren.

2.2 Automatisch verzamelde informatie

• Loggegevens: IP-adres (waar mogelijk geanonimiseerd), browsertype en -versie, besturingssysteem, verwijzende URL, bezochte pagina's, datum en tijd van toegang en tijd doorgebracht op elke pagina.
• Apparaatinformatie: schermresolutie, apparaattype (desktop, mobiel, tablet), taalinstellingen.
• Cookies en soortgelijke technologieën: zie sectie 8 (Cookiebeleid) voor details.

2.3 Informatie die we niet verzamelen

Wij verzamelen of verwerken niet:

• Speciale categorieën van persoonsgegevens (raciale/etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, genetische of biometrische gegevens, gezondheidsgegevens, seksuele geaardheid), tenzij u deze uitdrukkelijk voor een specifiek dienstdoel verstrekt.
• Financiële informatie zoals creditcardnummers of bankrekeninggegevens (de betalingsverwerking wordt, indien van toepassing, volledig afgehandeld door externe verwerkers).
• Gegevens van minderjarigen jonger dan 16 jaar.

3. Wettelijke basis voor verwerking

Onder de AVG verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

4. Hoe wij uw gegevens gebruiken

• Servicelevering: Om op uw vragen te reageren, projectvoorstellen te doen, gecontracteerde softwareontwikkelingsdiensten te leveren en voortdurende klantrelaties te onderhouden.
• Communicatie: Om u projectupdates en technische documentatie te sturen en te reageren op ondersteuningsverzoeken.
• Websiteverbetering: om websitegebruikspatronen te analyseren, de gebruikerservaring te optimaliseren, technische problemen op te lossen en de relevantie van de inhoud te verbeteren.
• Beveiliging: Het detecteren, voorkomen en reageren op beveiligingsincidenten, fraude of technische problemen.
• Juridische naleving: Om te voldoen aan toepasselijke wetten, voorschriften en juridische processen.

Wij zullen uw persoonlijke gegevens nooit aan derden verkopen, verhuren of verhandelen voor hun marketingdoeleinden.

5. Het delen en openbaar maken van gegevens

We kunnen uw persoonlijke gegevens alleen delen in de volgende omstandigheden:

• Dienstverleners: vertrouwde externe leveranciers die ons helpen bij het exploiteren van onze website, het uitvoeren van onze activiteiten of het verlenen van diensten aan u (bijvoorbeeld hostingproviders, e-maildiensten), onderworpen aan strikte overeenkomsten voor gegevensverwerking.
• Wettelijke vereisten: Wanneer dit vereist is door de wet, regelgeving, juridische procedures of overheidsverzoeken.
• Bedrijfsoverdrachten: In het geval van een fusie, overname of verkoop van activa kunnen persoonlijke gegevens worden overgedragen. U wordt hiervan op de hoogte gesteld voordat uw gegevens onder een ander privacybeleid vallen.
• Bescherming van rechten: Wanneer wij van mening zijn dat openbaarmaking noodzakelijk is om onze rechten, uw veiligheid of de veiligheid van anderen te beschermen, fraude te onderzoeken of te reageren op een verzoek van de overheid.

Huidige externe verwerkers zijn onder meer:

• Provider van hostinginfrastructuur (in de EU gevestigde datacenters)
• E-mailbezorgservice (voor contactformuliermeldingen)
• Google Ireland Limited — Google Analytics en Google Tag Manager, die alleen worden geladen nadat u analytische cookies aanvaardt. Gegevens kunnen op basis van de EU-modelcontractbepalingen naar de Verenigde Staten worden doorgegeven.
• OpenAI, L.L.C. — laat de AI-assistent van de website werken. Berichten die u in de chat typt, worden ter verwerking naar OpenAI verzonden (Verenigde Staten, EU-modelcontractbepalingen). Voer geen vertrouwelijke informatie in de chat in.
• Cloudflare, Inc. — Turnstile-spambeveiliging op het contactformulier.
• Rui Codex Monitoring (monitoring.ruicodex.com) — onze eigen first-party websiteanalyse, die pas wordt geladen nadat u analytische cookies hebt geaccepteerd. Het registreert paginaweergaven en apparaatkenmerken (schermgrootte, taal, platform, tijdzone) en leidt daaruit een apparaat-identificatie af.

Alle verwerkers zijn gebonden aan gegevensverwerkingsovereenkomsten die voldoen aan artikel 28 van de AVG.

6. Internationale gegevensoverdrachten

Uw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als gegevens buiten de EER worden overgedragen, zorgen wij voor adequate bescherming door:

• EU-standaardcontractbepalingen (SCC's)
• Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie
• Bindende bedrijfsregels, indien van toepassing

7. Gegevensbewaring

• Ingezonden contactformulieren: 2 jaar bewaard na de laatste interactie en daarna permanent verwijderd.
• Projectgegevens van klanten: bewaard voor de duur van de contractuele relatie plus 5 jaar voor juridische en auditdoeleinden.
• Serverlogboeken: automatisch verwijderd na 90 dagen.
• Analytics-gegevens: verzameld en geanonimiseerd na 26 maanden.
• E-mailcorrespondentie: 3 jaar bewaard na de laatste interactie.

U kunt op elk moment verzoeken om eerdere verwijdering (zie paragraaf 9).

8. Cookiebeleid

8.1 Wat zijn cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt. Ze helpen ons onze diensten aan te bieden en te verbeteren.

8.2 Soorten cookies die wij gebruiken

We gebruiken geen advertentie- of marketingcookies en we houden ons niet bezig met gedragsregistratie of profilering voor reclamedoeleinden.

8.3 Cookies beheren

Bij uw eerste bezoek kunt u via een cookiebanner alle cookies aanvaarden of doorgaan met alleen essentiële cookies. Analyse- en tagbeheerscripts worden uitsluitend geladen als u aanvaardt; kiest u voor alleen essentieel, dan worden ze nooit geladen. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen door de opgeslagen gegevens van deze site in uw browser te wissen. U kunt cookies ook beheren via uw browserinstellingen — in de meeste browsers kunt u:

• Bekijk en verwijder bestaande cookies
• Blokkeer cookies van derden
• Blokkeer cookies van specifieke websites
• Blokkeer alle cookies

9. Uw rechten onder de AVG

Als betrokkene onder de AVG heeft u de volgende rechten:

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@ruicodex.com. We zullen binnen 30 dagen reageren, zoals vereist door de AVG. Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit).

10. Gegevensbeveiliging

Wij implementeren passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Encryptie: TLS 1.2+ encryptie voor alle gegevens die onderweg zijn; AES-256-codering voor gevoelige gegevens in rust.
• Toegangscontroles: op rollen gebaseerde toegangscontrole, meervoudige authenticatie voor beheerderstoegang, principe van minimale privileges.
• Infrastructuur: gehost op veilige, ISO 27001-gecertificeerde datacenters met regelmatige beveiligingsaudits, firewalls en inbraakdetectiesystemen.
• Wachtwoordbeveiliging: Alle wachtwoorden worden gehasht met behulp van industriestandaardalgoritmen (bcrypt/PBKDF2) en worden nooit in leesbare tekst opgeslagen.
• Regelmatige audits: periodieke beveiligingsbeoordelingen en testen van kwetsbaarheden.
• Reactie op incidenten: Gedocumenteerde meldingsprocedure voor datalekken in overeenstemming met AVG Art. 33-34 (melding binnen 72 uur).

11. Links naar derden

Onze website kan links bevatten naar websites van derden (bijvoorbeeld LinkedIn, everytranslate.com). Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van deze externe sites. We raden u aan hun privacybeleid te lezen voordat u persoonlijke gegevens verstrekt.

12. Privacy van kinderen

Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als we ons ervan bewust worden dat we per ongeluk persoonlijke gegevens van een kind hebben verzameld, zullen we onmiddellijk stappen ondernemen om dergelijke informatie te verwijderen.

13. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om veranderingen in onze praktijken, technologie, wettelijke vereisten of andere factoren weer te geven. We zullen u op de hoogte stellen van eventuele materiële wijzigingen door het bijgewerkte beleid op deze pagina te plaatsen met de herziene datum 'Laatst bijgewerkt'. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te herzien.

14. Neem contact met ons op

Als u vragen, zorgen of verzoeken heeft met betrekking tot dit privacybeleid of onze gegevensverwerkingspraktijken, neem dan contact met ons op:

Toezichthoudende autoriteit: Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (APD/GBA) — www.dataprotectionauthority.be